por Nicolás Palma
Cómo optimizar costos con un enfoque transformador de ZBB
En un contexto donde la eficiencia es clave para la competitividad, las empresas suelen enfrentar un problema recurrente: los presupuestos se construyen año tras año sobre la base de cifras históricas, con ajustes incrementales que perpetúan ineficiencias y sesgos del pasado. La Presupuestación en Base Cero (ZBB) surge como una metodología que permite desafiar esta inercia, visibilizar la información en profundidad y tomar decisiones desde una perspectiva renovada.
A diferencia de enfoques tradicionales, ZBB obliga a las organizaciones a cuestionar y justificar cada gasto “desde cero”, eliminando supuestos y permitiendo construir presupuestos más alineados con los objetivos estratégicos y la realidad operativa actual. Según nuestra experiencia, las empresas que implementan ZBB logran reducir entre un 10% y 20% de sus costos operativos en el primer ciclo, mientras fortalecen la disciplina financiera a largo plazo.
Elementos clave para implementar con éxito un programa ZBB
Implementar ZBB va más allá de recortar costos. Requiere estructuración, gobernanza clara y un enfoque integral que garantice la captura y sostenibilidad de las oportunidades. Éstas son las claves:
Estructuración de un programa sólido:
ZBB debe ser abordado como un programa integral de eficiencia, que incluya la mayor cantidad de Centros de Costos (CeCos) posibles. No basta con intervenciones puntuales; se necesita una visión sistémica que conecte todos los niveles de la organización.
Governance robusto:
El éxito de ZBB depende de una gobernanza clara, con roles y responsabilidades definidos. Aquí, figuras como los package owners (dueños de cada paquete de gasto) y entity owners (dueños de entidades presupuestarias) juegan un rol crítico en la formulación y justificación de cada partida.
Prioridad según la madurez de la empresa:
No todas las organizaciones están preparadas para abordar ZBB en su totalidad. Es clave comenzar seleccionando los CeCos y cuentas que son más abordables, en función del nivel de madurez y capacidad de gestión de costos de la empresa.
Pasos concretos para ejecutar un proceso ZBB de alto impacto
Implementar ZBB requiere rigor metodológico y una ejecución ordenada. Nuestra experiencia en proyectos de eficiencia muestra que los siguientes pasos son clave para lograr resultados concretos:
Análisis top-down:
A partir de drivers de costos y benchmarks de la industria, se define una visión del máximo potencial de ahorro. Esta etapa prepara la información necesaria para desafiar a los formuladores del presupuesto.
Definición de metas de captura y focos de trabajo:
Se establecen metas de ahorro y productividad, priorizando las áreas y cuentas con mayor potencial.
Formulación del presupuesto:
Los formuladores deben justificar desde cero cada línea de costos, proponiendo partidas alineadas con los objetivos y el potencial identificado. Esta fase es clave para plasmar ajustes concretos en el presupuesto final.
Identificación de habilitadores:
Para capturar las oportunidades, es necesario definir los habilitadores organizacionales, de proceso y tecnológicos. Por ejemplo, simplificar procesos críticos o ajustar roles y estructuras organizacionales.
Hoja de ruta para la captura:
Se genera una hoja de ruta detallada que prioriza iniciativas, fija plazos y asigna responsables para asegurar que las oportunidades identificadas se materialicen en ahorros y mejoras sostenibles.
Principales acciones para reducir costos y transformar tu negocio
En ZBB, el foco no está solo en “qué cortar”, sino en cómo rediseñar la organización para hacerla más eficiente. Las principales palancas de eficiencia incluyen:
Rediseño organizacional:
- Optimización de spans & layers (niveles jerárquicos y ancho de control)
- Alineación de bandas salariales
- Mejora de productividad y asignación de roles clave
Rediseño de procesos:
- Levantamiento masivo de procesos
- Optimización mediante Value Stream Mapping (VSM) para eliminar desperdicios e ineficiencias
Transformación de costos:
- Creación de un gobierno de control robust
- Implementación de Spend Control Towers para monitorear el gasto en tiempo real
Optimización de Sourcing:
- Creación de equipos de procurement
- Gestión avanzada de categorías para negociar mejores términos con proveedores
Por ejemplo, en un proyecto reciente con una empresa de servicios básicos, logramos un ahorro del 14% en costos operativos y un incremento de 4 puntos porcentuales en EBITDA en solo 4 meses, gracias a la implementación de ZBB y la transformación de procesos clave.
Conclusión: ¿Por qué reinventar la eficiencia con ZBB es clave para el éxito empresarial?
La Presupuestación en Base Cero no es un ejercicio presupuestario más; es una transformación en la manera de gestionar los costos y tomar decisiones. Al desafiar los presupuestos históricos, ZBB permite visibilizar oportunidades ocultas, generar ahorros significativos y construir una base sólida para una gestión eficiente y sostenible.
En Summa, hemos acompañado a organizaciones de diversas industrias en la implementación de programas ZBB que no solo han reducido costos, sino que también han mejorado la productividad, la transparencia y la toma de decisiones estratégicas.
¿Está tu empresa preparada para reinventar su eficiencia? El camino comienza con una decisión informada y estructurada.
Sobre el autor
Nicolás Palma es Director en SummaPartners y cuenta con más de 12 años de experiencia en consultoría estratégica.